Verarbeitung (personenbezogener) Daten durch die für das Online-Bewerbungsverfahren verantwortliche Stelle

Datenschutzhinweise für Bewerberinnen und Bewerber

Die vorliegenden Hinweise gemäß Art. 13 ff. DSGVO, § 32 BDSG zum Datenschutz dienen der Informationspflicht bei Erhebung von personenbezogenen Daten von Betroffenen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens.

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

CARFAX Europe GmbH

Barthstraße 2-10

80339 München

E-Mail: info@carfax.eu

(im folgenden „CARFAX Europe GmbH“, „wir“, „uns“).

Name und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Holzhofer Consulting GmbH

Martin Holzhofer

Lochhamer Str. 31

82152 Planegg

Tel.: +49 (0) 89 125 01 56 00

E-Mail: privacy@carfax.de

Zwecke, für die die personenbezogenen Daten verarbeitet werden sollen, sowie die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung

Bewerbungsverfahren: Um das Bewerbungsverfahren durchführen zu können verarbeiten wir, sowie von uns beauftragte Auftragsverarbeiter, die folgenden Daten von dir, sofern du uns diese beim Bewerbungsverfahren oder im Laufe der Vertragsbeziehung mitgeteilt hast:

Angestrebte Position
Berufsabschluss
persönliche Angaben (Vorname, Name, Anschrift, Telefon, Geburtsdatum, Geburtsort, E-Mail-Adresse, Mobilfunknummer) Staatsangehörigkeit
Ggf. Angaben zur Fahrerlaubnis und/oder zum Fahrzeug
Angaben zu gewünschter Arbeitszeit
Gewünschter Eintrittstermin
Angaben zum Gehaltswunsch
weitere Angaben im Lebenslauf (inkl. Bewerbungsfoto), Arbeitszeugnisse, Zertifikate

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Danach ist die Verarbeitung für die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses und somit zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen zum Abschluss eines Arbeitsvertrages erforderlich.

Soweit du mit der Speicherung deiner Bewerbung in einem Bewerberpool einverstanden bist, ist Zweck der Datenverarbeitung die Kontaktaufnahme um vergleichbare Positionen vorzuschlagen. Rechtsgrundlage ist hierfür Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Einwilligung ist freiwillig und kann gegenüber der Personalabteilung jederzeit widerrufen werden.

Im Falle eines Bewerbungsverfahrens mit dem Ziel, einen Dienst-/ oder Werkvertrag mit dir als freie/r Mitarbeiter*in (Freelancer) zu schließen, verarbeiten wir deine oben genannten Daten zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Wir führen gegebenenfalls Interviews über ein Videokonferenzsystem durch. Aufnahmen der Gespräche werden dabei nicht erstellt. Rechtsgrundlage für Interviews per Video ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Eine Interessensabwägung wurde durchgeführt und kam zu dem Ergebnis, dass die Interessen der betroffenen Bewerber*innen, unter anderem aufgrund der getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen, nicht die Interessen des Verantwortlichen überwiegen und der/die Betroffene selbst ein Interesse daran hat, ein erstes Gespräch per Video zur Vermeidung von Reisen zu führen.

Kategorien von Datenempfängern

Soweit gesetzlich zulässig, geben wir personenbezogene Daten an Externe weiter:

Rechtsanwälte im Falle (arbeits-) rechtlicher Beratung
Gerichte
Zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten zu den hier genannten Zwecken setzen wir folgende Kategorien von Empfängern als Auftragsverarbeiter i.S.d. Art. 28 DSGVO ein:
Hosting und Betrieb Online-Videokonferenzsystem
Softwaredienstleister für unser Dokumentenmanagementsystem

Datenübermittlung an Drittstaaten

Eine Übermittlung von personenbezogenen Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union bzw. des EWR („Drittländer“) erfolgt nur auf Grundlage:

eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission i.S.d. Art. 45 DSGVO.
eines genehmigten Zertifizierungsmechanismus gemäß Art. 42 DSGVO zusammen mit rechtsverbindlichen und durchsetzbaren Verpflichtungen des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters in dem Drittland.
von Standarddatenschutzklauseln, die von der Kommission gemäß dem Prüfverfahren nach Art. 93 Abs. 2 DSGVO erlassen wurden.
Derzeit findet im Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren eine Datenübermittlung in Länder außerhalb der EU und des Europäischen Wirtschaftsraums („Drittländer“) in folgenden Fällen statt:
Übermittlung von Daten an Zoom, 55 Almaden Boulevard, Suite 600, San Jose, CA 95113 United States im Zusammenhang mit der Bereitstellung und Nutzung unseres Videokonferenzsystems für Interviews mit Bewerbern.
Übermittlung von Daten an Egnyte Inc., 1350 W. Middlefield Road, Mountain View, CA 94043 United States im Zusammenhang mit der Bereitstellung und Nutzung unseres Dokumentenmanagementsystems.
Übermittlung von Daten an Indeed Inc. 6433 Champion Grandview Way. Building 1. Austin, TX, 78750 United States als externes Bewerberportal zwecks Annahme von Bewerbungen für offene Stellen.

Für die USA liegt ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission i.S.d. Art. 45 Abs. 3 DSGVO vor, der sich auf das EU-US Data Privacy Framework (DPF) erstreckt. Für Datenexporte an Empfänger in den USA, die nach dem DPF zertifiziert sind, wird das Datenschutzniveau demnach als angemessen betrachtet. Der Dienstleister Indeed hat sich nach dem DPF zertifiziert und damit verpflichtet, europäische Datenschutzgrundsätze einzuhalten.

Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Wenn du dich auf ein Stellenangebot bewerben oder deine Einwilligung zur Aufnahme in unseren Bewerberpool erteilen möchtest, sind die unter Ziffer 1 genannten Daten von dir bereitzustellen. Die Nichtbereitstellung hätte zu Folge, dass das Bewerbungsverfahren nicht durchgeführt werden kann oder die Aufnahme in einen Bewerberpool nicht möglich ist.

Scoring

Deine personenbezogenen Daten werden nicht zur Durchführung von automatisierten Einzelfallentscheidungen einschließlich Profiling gemäß Art. 22 Abs. 1 und 4 DSGVO verarbeitet.

Datenquellen

CARFAX Europe verarbeitet personenbezogene Daten, die wir im Rahmen des Bewerbungsverfahrens von dir erhalten haben

Speicherdauer und Kriterien für die Festlegung der Dauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange aufbewahrt, wie dies zur Erfüllung der hier genannten Zwecke erforderlich ist, bzw. wie es die vom Gesetzgeber vorgegeben Aufbewahrungsfristen vorsehen. Nach dem Wegfall des jeweiligen Zwecks bzw. nach dem Ablauf der Aufbewahrungsfristen werden die Daten entsprechend der gesetzlichen Vorschriften gelöscht. Daneben werden personenbezogene Daten gegebenenfalls auch für die Dauer der Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen gespeichert. Unterlagen von abgelehnten Bewerberinnen oder Bewerbern werden auf Grundlage des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) und der Zivilprozessordnung (ZPO) bis zu sechs Monate ab dem Tag, an dem unsere Absage versandt wurde, aufbewahrt. Anschließend werden deine Daten datenschutzkonform gelöscht.

Im Falle einer Einwilligung zur Teilnahme am Bewerberpool werden personenbezogene Daten für die Dauer der Einwilligung im gesetzlich zulässigen Rahmen für einen Zeitraum von längstens 12 Monaten gespeichert, soweit nicht vorher ein Widerruf eingeht.

Deine Betroffenenrechte

Du hast die Möglichkeit jederzeit von deinen „Betroffenenrechten“ Gebrauch zu machen:

Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO.
Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO.
Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO.
Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO.
Widerspruchsrecht gemäß Art. 21 DSGVO

Sofern du von deinen Rechten Gebrauch machen möchten, richte dein Anliegen bitte per E-Mail an privacy@carfax.eu oder per Briefpost an die oben genannte Anschrift.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Daneben hast du gemäß Art. 77 Abs. 1 DSGVO ein Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde. Weitere Informationen erhältst du bei der jeweils für dich örtlich zuständigen Aufsichtsbehörde. Diese ist für CARFAX Europe das Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht

Postfach 1349

91504 Ansbach

Telefon: +49 (0) 981 53 1300

E-Mail: poststelle@lda.bayern.de

Stand: Dezember 2023

Talent Pool

Mit Abgabe meiner Einwilligung zur Aufnahme in den Talent Pool gestatte ich der CARFAX Europe GmbH (nachfolgend “CARFAX”), mit Sitz in der Barthstr. 2-10, D – 80339 München, meine im Rahmen des Bewerberverfahrens übermittelten personenbezogenen Daten (z.B. Name, derzeitige Funktion/Unternehmen, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Postanschrift, Fachkenntnisse) und Bewerbungsunterlagen, über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist hinaus für einen Zeitraum von maximal 24 Monaten für die folgenden Zwecke zu speichern und zu verarbeiten: Aufnahme in den Talent Pool der CARFAX Europe GmbH zum Zweck einer möglichen zukünftigen Kontaktaufnahme, um interessante und passende Stellen anzubieten.

Widerrufsbelehrung:

Sie können die Einwilligung jederzeit und ohne Angabe von Gründen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Ab Eingang Ihrer Widerrufserklärung wird CARFAX Europe Ihre personenbezogenen Daten nicht länger für die oben genannten Zwecke verarbeiten. Ihre personenbezogenen Daten werden - vorbehaltlich etwaiger gesetzlicher Aufbewahrungspflichten - unverzüglich, datenschutzkonform gelöscht. In Fällen, in denen eine Löschung nicht unverzüglich möglich ist, werden Ihre personenbezogenen Daten in einem besonders geschützten Bereich aufbewahrt. Mit Ablauf aller Aufbewahrungsfristen werden Ihre personenbezogenen Daten unverzüglich, datenschutzkonform gelöscht.

Bitte richten Sie Ihren Widerruf per E-Mail an career@carfax.eu, um Ihr Widerrufsrecht auszuüben.

Ergänzende Datenschutzhinweise gemäß Art. 13 ff. DSGVO:

Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Ziffer 7 DSGVO ist die CARFAX Europe GmbH.

Kontaktdaten des betrieblichen Datenschutzbeauftragten: Martin Holzhofer, Holzhofer Consulting GmbH, Telefonnummer 089 / 12 501 56 - 00, E-Mail: dsb-carfax@holzhofer-consulting.de

Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen, freiwilligen und informierten Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 2 BDSG.

Empfänger der Daten
Ihre Daten werden ausschließlich von autorisierten Mitarbeitenden der Personalabteilung bei CARFAX Europe GmbH verarbeitet, die in das Bewerbermanagement involviert sind.

Eine Weitergabe an Dritte außerhalb des Unternehmens erfolgt lediglich im Zusammenhang mit Hosting und Bereitstellung der Recruiting-Seite, bzw. des Bewerbermanagementsystems an der Softwaredienstleister Personio.

Speicherdauer
Wir speichern Ihre oben genannten personenbezogenen Daten, bis Sie Ihre Einwilligung widerrufen bzw. so lange wie dies zur Erfüllung der hier genannten Zwecke erforderlich ist. Sofern Sie Ihre Einwilligung zur Aufnahme in den Talentpool erteilt haben, werden Ihre Daten in der Regel nach 2 Jahren gelöscht, sofern Sie Ihre Einwilligung nicht zuvor erneut erteilt haben.

Initiativbewerbung

Wir freuen uns auf dich!

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